Outlook使用技巧

        作为全世界公认使用最广泛的软件，Office的Outlook相信大家一定不会陌生，小编就来说道说道Outlook的使用技巧。

        在运维界区分老鸟和新人的最重要的一个参照就是快捷键、命令行用得溜不溜。职场白领也是如此，你是否羡慕财务部的“表哥”“表姐”能把Excel玩得那么利索？没关系，小编现在就教你把Outlook玩得飞起。

        Outlook的快捷键除了一些Office通用的“加粗”、“斜体”、“撤销”等之外，特有的组合键有：

• Ctrl+R: 在选中某封邮件时快速回复

• Ctrl+Shift+R: 快速回复所有人

• Alt+W: 转发邮件

• Ctrl+M: 即F9，发送接收所有目录

• Alt+S: 发送邮件

• Ctrl+G: 跳转到日历的任意一天查看当日/周/月的日程安排

• 

• 此外，在Outlook初始界面，通过Ctrl+数字键可以完成面板间的切换。

在Outlook2016的横置面板中也是如此：

        除了这些系统定义的快捷键，用户也可以自定义快捷键。比如有些用户会频繁给邮件“插小旗子”，频繁给“标记完成”定义一个快捷键；或者由于邮箱限制，用户需要定期地将邮件移到本地目录。这些操作呢其实都可以通过快捷键完成：

1. 打开“快速步骤管理”

2. 选择任何一个操作（比如移动邮件、完成任务等操作），点击编辑

   

3. 然后，选择详细的操作步骤（这里可以添加好多好多步骤，比如移动到多个文件夹；然后在文件夹A下标上旗子、文件夹B下标记为未读、文件夹C下标记颜色；然后删除原始邮件；然后......），给这些操作步骤指定一个快捷键就完成啦！

   

        怎么样，是不是瞬间觉得可以摆脱鼠标点击了。当然这在日均处理几十封邮件的部门是没有太大用处，但对于日均邮件处理几百封邮件的个人和部门（比如客服、信访、咨询部门等等）就大有裨益了。

        第三个小编经常用的快捷键是Ctrl+Alt+R，这是将邮件转换为会议的操作。不知道各位有没有这样的经历，就是一群人在一个邮件里讨论来讨论去，今天这个人一个想法，明天那个人另一个想法，一个问题讨论几周都没有个结果。毕竟，邮件是沟通方式，开会是决策方式，在这封邮件上按Ctrl+Alt+R就变成会议请求，从实质上讲，这是一个沟通转决策的快捷方式。

        第四个你意想不到的快捷方式是：如果你当前剪贴板里有一大段文本了，你进到Outlook界面中，直接按Ctrl+V就会新创建一个邮件，邮件正文即剪贴板里的内容。（当然，如果当前面板是日程面板，Ctrl+V后就会新建一个约会；如果是联系人面板，Ctrl+V就会新建一个联系人的便签......）不需要去点击“新建邮件”。不过需要注意的是，黏贴操作只适用纯文本，图片视频内容会丢失。

        哦对了，刚说到了“插小旗子”和“标记完成”，这个的快捷键是键盘上的“Insert”键，还支持批量标记哦。

        另一个很方便的快捷操作是将邮件保存为文件，相信大多数人是通过“文件”--“另存为”做邮件保存的，这样操作严谨，而且有多种格式（txt/msg/oft/htm）可以选择。

        如果你只想将它保存为标准的msg邮件格式，只要将它拖到桌面或任意一个windows explorer里面就行了。

        这个办法适用于所有Outlook对象，包括联系人、任务、会议、便签等等。下面我们来讲快捷键外的实用技巧。

        相信大家都有这样的经历，就是我在写某个重要文档的时候常常会被邮件弹窗所打断，而这些邮件通常是外围系统的一些信息提示类邮件。我不希望工作老被打断同时我又不想错过重要邮件该怎么办呢？

        对了，设置规则是最有效的办法，不过在这之前，你需要关闭常规的邮件报警。操作步骤是打开Outlook选项页-->进入“邮件”标签-->关闭“播放声音”和“桌面报警”提示。

        然后添加一个规则，谁都不希望错过老板的邮件，如果是单独发给我的那更加事关紧急，我们需要创建这样一个规则。

        当然实际应用中一定是因人而异的，可能某个客户发给你的邮件也很重要，公司人事和IT的邮件也很重要，你可以根据实际情况设计规则。

        另一个比较常用的规则是将不是直接发给你的邮件移出你的收件箱，操作方式就是在条件中选择“To列表中不包含我的”；

操作是“移动到指定文件夹”。

        小编曾经见过一个极度“精分”的用户，邮件目录比小编的邮件都多，里面包括不同发件人、不同项目、不同处理类别等等。

        当然，给邮件分类无非是为了方便搜索，从搜索角度，另一个比较高效的做法是定义搜索文件夹，将常用的搜索保留下来。

        这个搜索可以定义关键字，发件人，收件人，邮件分类，接收时间段，附件选项，重要度等等。以后常用的搜索我们就可以直接在这个文件夹里面找结果啦。

        除了经常用的搜索条件，经常写的邮件也可以保存成为模板，比如说周报、报销申请、加班/请假申请等等。点击文件-->保存就可以将讲当前邮件保存成模板。极致点的做法是将所有常用模板存放在一个PST文件中。

        当然，以上不论细分收件目录还是设置常用搜索文件夹，都是为了日后方便地找到某封邮件。

        从用户习惯上讲，最通用的查找方式还是直接在搜索窗口输入查询语句以找到匹配的对象。这里的对象可以是邮件、日历、联系人、任务等等，本篇只介绍邮件查询，其他对象大家可以举一反三。

        邮件中可以被查询的属性有以下四类：

    a. 日期

    b. 大小

    c. 内容（包括收发件人内容、标题内容、文本内容和附件内容）

    d. 邮件特征属性（如收发件人、已读状态、分类标记、跟进标记、重要度等等）

        先说日期。日期的表述方法有以下几类：

1. 相对表述法：表达式是received（当然如果你找的是已发送邮件也可以用sent，created，modified表示）: today, yesterday, thisweek/month/year, lastweek/month/year；

2. 绝对日期：表达式同样是received: Sunday/Monday...，January/February...，2010/2011...，也可以将日期组合，如

January2017, December2016, June2014

3. 日期段：可以用大于号或小于号并结合上面的斜体字或MM/DD/YYYY的日期格式来描述，中间加上'AND'表示同时满足关系。

        再说大小，Outlook很早就有一套预设的大小标准，见下表：

• Empty: 0KB

• Tiny: 0 – 10KB

• Small: 10 – 100KB

• Medium: 100KB – 1MB

• Large: 1 – 16MB

• Huge: 16 – 128MB

• Gigantic: >128MB

        因为一般来说我们不会很清楚地知道一封邮件的确切大小，但会知道是大邮件还是小邮件，比如说项目组的周报一般是中等大小，设计部的方案图纸都是Huge大小等等。当然这个参数不怎么常用，这里就不做展开了，它同样支持AND和OR的逻辑符运算（默认逻辑AND）。

        内容关键字可能是搜索中最常用的表述方式了，按照内容所处位置，可细分为收发件人关键字（from:，to:，cc:，bcc:）主题关键字(subject:)，正文关键字（contents:）和附件中的关键字（attachment:）

        如果直接输入某个关键字，以上四处都会进行搜索并返回结果。这里大家可能想不到的是附件中的关键字也能被搜到。是的，附件是默认的搜索位置，如果不想等待结果时间太长，请把附件移出邮件收到本地吧。哦对了，如果不想词组被拆开搜索，记得用引号""括起来哦。

        除了上述这些呢，邮件还有一些自身的属性可以被搜索，详见下表：

        当然对于以上指令还不是特别熟悉的用户，除了快捷搜索框，咱还可以通过Outlook的高级搜索功能（快捷键Ctrl+Shift+F）设置各种复杂的组合搜索条件，这里就不一一展开了。

        最后一个我想说的功能是用自然语言描述会议日期，之所以放最后是因为目前此功能还没有开放中文语言识别。比如说我们要开一个圣诞趴踢，我们通常会打开日历然后滚动到年底选中日期，这是普通行政人员的做法。其实我们只要打"Saturday before Christmas", 系统就会自动识别到今年圣诞节的前一个周六。类似的还有”Next Monday“，"New Year's Eve"都能识别出来。

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